Podręcznik obsługi dotProject - cz III

Podręcznik obsługi dotProject

Moduł Zadania.
Jednym z najważniejszych modułów w programie dotProject jest moduł Zadania. Kluczem do sprawnego użytkowania programu, zarządzania projektami a co za tym idzie i czasem jest prawidłowe określenie zadań i zależności między nimi, dlatego najwięcej miejsca poświęcę temu zagadnieniu.
Na początku należy dokładnie ustalić jaki zakres obejmuje nasz projekt, z jakich etapów się składa, jakie są między nimi zależności, które powinny być wykonane w pierwszej kolejności, a które nie mogą się rozpocząć bez uprzedniego zakończenia innych.

Do projektu trzeba podejść indywidualnie, ponieważ każdy będzie się składał z innych „podprojektów” (zgrupowanych zadań mających na celu wykonanie odpowiedniej części składowej, np. uzyskanie pozwolenia wodno-prawnego, podpisanie umów z właścicielami itd.). Oczywiście niektóre grupy zadań będzie można wykorzystać w kilku projektach (np. uzyskanie decyzji lokalizacyjnej, opinii ZUD itd.) i tutaj będzie przydatna opcja importu zadań. Jednak najpierw musimy stworzyć taki „podprojekt”. Posłużę się przykładem podpisania umów cywilno-prawnych.

Zakładamy, że mamy już zatwierdzoną koncepcję trasy i nanieśliśmy ją na mapę ewidencji gruntów. Na jej podstawie musimy teraz wykonać następujące czynności:
- przygotować zestawienie numerów działek
- przygotować wniosek o wypisy z rejestru gruntów
- przygotować zestawienie właścicieli działek
- przygotować umowy cywilno prawne z właścicielami
- rozesłać korespondencję
- przygotować wersję do przekazania inwestorowi

Jak widać każde z powyższych zadań zależy od poprzedniego, np. jeśli nie uzyskamy wypisów z rejestru gruntów to nie przygotujemy zestawienia właścicieli działek. Dodatkowo pomiędzy niektórymi z tych czynności mamy okresy oczekiwania, np. oczekiwanie na wypisy z rejestru gruntów, dlatego musimy te okresy również uwzględnić w naszym planie działania. Mając taki szkic możemy przejść do przeniesienia go do dotProjecta.
Klikamy przycisk „nowe zadanie” wyświetli się okno:


 
Należy wspomnieć, że istnieją dwa typy zadań normalne i dynamiczne. Pierwsze z nich jest zadaniem pojedynczym, drugie natomiast składa się z podzadań i jego wykonanie jest zależne od wykonania zadań „dzieci” wchodzących w jego skład.

Nasze zadanie będzie należało do drugiego typu. Nadajemy mu nazwę, określamy właściciela, prawa dostępu (publiczne, dostępne tylko dla jego uczestników czy prywatne), adres web, zadanie nadrzędne (trzeba pamiętać, że wykonanie zadania nie może zależeć od zadania nadrzędnego), możemy dodać kontakty, dział firmy odpowiedzialny za projekt, status zadania, priorytet oraz czy jest ono tzw. „kamieniem milowym”.

W zakładce zależności włączamy „śledzenie zależności” i zaznaczamy „dynamiczne zadanie”:


 
Trzeba jeszcze ustalić datę rozpoczęcia i zakończenia, później będzie się generowała sama na podstawie zadań wchodzących w skład naszego zadania dynamicznego ale bez jej ustalenia nie zapiszemy zadania, wiec przechodzimy do zakładki Daty:


 
Przyciski „czas trwania” i „data końcowa” służą do wygenerowania czasu lub daty na podstawie posiadanych danych, np. data rozpoczęcia to 1 styczeń a chcemy żeby zadanie trwało 3 dni, klikamy na liczbę dni, wpisujemy 3 i klikamy na przycisk „data zakończenia”, wtedy data końcowa zostanie zaktualizowana.
Na tym etapie nie musimy dodawać żadnych zasobów bo będą one zawarte w podzadaniach wchodzących w jego skład.
Kolejnym krokiem jest stworzenie podzadania. Będzie to zadanie pojedyncze. Klikamy „nowe zadanie”, otwiera się formularz. Ważne jest, aby zaznaczyć nasze dynamiczne zadanie jako nadrzędne dla tworzonego teraz, czyli w zakładce szczegóły z menu rozwijalnego „nadrzędne zadanie” wybieramy zadanie „Podpisanie umów cywilno-prawnych”.


 
Później przechodzimy do zakładki „zależności”, włączamy śledzenie zależności ale tym razem nie zaznaczamy dynamicznego zadania. Pojawia nam się jednak inna opcja, która będzie potrzebna. Nie możemy wykonać zestawienia działek jeśli nie będziemy mieli zatwierdzonej koncepcji. Na początku założyliśmy, że zadanie o nazwie „opracowanie koncepcji” jest już wykonane. Skoro od niego zależy nasze obecnie planowane zadanie, musimy to uwzględnić w zależnościach. Wybieramy je spośród zadań w okienku po lewej stronie, zaznaczamy pole „Wybierz datę rozpoczęcia zadania bazującą na zależnościach” i klikamy na strzałkę na dole tabeli. Zadanie „opracowanie koncepcji” pojawi się w okienku na środku i co ważne od daty zakończenia tego zadania zależy data rozpoczęcia zadania „przygotowanie zestawienia numerów działek”.


 
Teraz przechodzimy do zakładki „daty”. Data rozpoczęcia ustalona została na podstawie zależności od zadania „opracowanie koncepcji”. Zakładamy, że przygotowanie zestawienia potrwa 8 godzin więc wpisujemy liczbę 8 w okienku „przewidywany czas trwania” i klikamy na przycisk „data końcowa” obok pola „oblicz”. Wygenerowana zostanie data końcowa.


 
Teraz możemy przejść do zakładki „ludzkie zasoby”:


 
Zaznaczamy Użytkownika, który ma zostać przydzielony do zadania oraz procentowy udział godzin jakie może on na zadanie poświęcić. Przykładowo, jeżeli pracuje on 8 godzin dziennie to ustalając limit 50%,  może on poświęcić 4 godziny na dane zadanie. Dodatkowo po prawej stronie jest okno, w którym możemy wpisać uwagi do przypisanych do zadania, które dostarczone zostaną drogą elektroniczną o ile zaznaczymy pole „powiadamiaj przypisanych do zadania emailem”.
W zakładce „inne zasoby” możemy określić przydział wszelkiego sprzętu i zasobów, na przykład samochodów, drukarek itd. Najpierw jednak muszą one być zdefiniowane w module zasoby. (o tym później).

Po kliknięciu przycisku „zapisz” mamy dodane pierwsze podzadanie naszego zadania dynamicznego.
Kolejne zadania ustalamy w ten sam sposób, pamiętając że daty rozpoczęcia kolejnych zadań zależne są przeważnie od zadań poprzedzających, oraz o tym, że w naszym przypadku pomiędzy  „przygotowaniem wniosku o wypisy z rejestru gruntów” a „przygotowaniem zestawienia właścicieli działek” powinniśmy wstawić zadanie „oczekiwanie na wypisy z rejestru gruntów”.
Po wykonaniu całej tej procedury, na liście zadań powinno pojawić się coś takiego:


 
Widzimy, że zadania składowe są zaznaczone wcięciem, a nadrzędne zadanie dynamiczne jest pogrubione, dodatkowo posiada ikonę kamienia milowego.
Podsumowując, najważniejsze jest dokładne przemyślenie tworzonego projektu i opracowanie szczegółowego planu działania.


Przypinanie zadań:
Jak już pisałem przypinanie pozwala nam na szybsze filtrowanie i „wyłapanie z tłumu”  interesujących nas zadań, na przykład takich, które chcemy wykonać w pierwszej kolejności. Służy do tego kolumna „przypnij” i znajdujące się w niej ikony pinezki. Po kliknięciu na nią dane zadanie oznaczane jest jako przypięte i mamy do niego łatwiejszy dostęp poprzez różnego rodzaju filtry i odnośniki w zależności od modułu w jakim się znajdujemy. Ikona pinezki zmienia wtedy swój kolor z szarego na zielony.


 
Na powyższym rysunku zadanie „zlecenie opracowań geodezyjnych” zostało przypięte co można poznać po kolorze pinezki znajdującej się obok. Po włączeniu sortowania i wybraniu opcji „przypięte” byłoby widoczne tylko to zadanie.

Logi zadań:
Logi to ważne wpisy dotyczące przebiegu toczących się zadań. Są dostępne z poziomu szczegółów zadania.

 

Jak widać mamy kilka wpisów mówiących o przebiegu wykonania zadania. Każdy z wpisów możemy edytować. W kolumnach tabeli zawarte są po kolei informacje dotyczące daty powstania wpisu, referencji (czyli na jakiej podstawie wpis został wykonany: email, telefon, fax), streszczenia, URL, użytkownika który dodał wpis, liczby przepracowanych godzin, kodu ceny, komentarze oraz ikona kosza pozwalająca na usunięcie wpisu.
Żeby dodać wpis wypełniamy następujący formularz:

 

Autorzy dokumentacji sugerują, że najlepszym sposobem na ustalanie procentowego postępu wykonania danego zadania jest zrobienie takiego wpisu z każdego etapu zadania. W prawym górnym rogu tego formularza mamy pole „problem” jeśli je zaznaczymy to wpis nasz oznaczony będzie kolorem czerwonym a na liście zadań pojawi się ikona wykrzyknika. Oczywiście o wpisie możemy powiadomić różne osoby drogą mailową. Kod ceny nie ma większego znaczenia, podobnie jak nie jest zalecane używanie rejestratora czasu (przyciski „początek” i „skasuj”) do wyznaczenia liczby przepracowanych godzin. Tworząc taki wpis możemy również zmodyfikować datę zakończenia naszego zadania, np. z powodu problemu na jaki się natknęliśmy.

 

Jak widać po lewej stronie zadania „przygotowanie operatu wodno-prawnego” widzimy ikonę sygnalizującą wystąpienie błędu.

Nie wiem dlaczego w kolumnie „ostatnie uaktualnienie” nie pojawia się data zrobienia ostatniego wpisu. Niestety muszę trochę jeszcze poczytać na ten temat.

Wkrótce ostatnia już część podręcznika, a w niej omówienie forum i dodawania plików. Zapraszamy!