Podręcznik obsługi dotProject cz II

Podręcznik obsługi dotProject cz II

OMÓWIENIE MODUŁÓW

Moduł Firmy.
Moduł ten jest jednym z głównych składników programu dotProject. Jest modułem nadrzędnym do którego przyporządkowane są Projekty, Zadania itd.


 
Podział zakładek bazuje na typach firm takich jak firmy wewnętrzne, dostawcy, klienci itd. Ponownie zwracam uwagę na filtrowanie. Domyślnie widzimy firmy, których właścicielem jest aktualnie zalogowany użytkownik, aby mieś dostęp do wszystkich firm w naszej bazie musimy w filtrze właściciela ustawić „wszystkie”.

Po kliknięciu na nazwę danej firmy ukaże nam się takie okno:


 
Oprócz danych dotyczących firmy takich jak właściciel, adres, telefony itd. Mamy zakładki umożliwiające nam dostęp do Projektów przypisanych do danej firmy, jej Działów, Użytkowników powiązanych z firmą, Kontaktów, Plików i wykresów Gantta.

Tworzenie nowej firmy. Po kliknięciu na przycisk „nowa firma” pojawi nam się formularz do wypełnienia:


 
Wypełniamy wszystkie interesujące nas pola takie jak nazwa firmy, dane kontaktowe, właściciel itd. Wszystkie te dane mogą być później edytowane (w widoku szczegóły firmy, powyżej tabeli wybieramy opcje „edytuj tą firmę”).


Jeżeli zachodzi taka potrzeba możemy wyodrębnić z naszej firmy poszczególne działy, np. biuro projektów, siedziba, sekretariat itd. W celu dodania nowego działu w widoku „szczegóły firmy” klikamy zakładkę „Działy”.  W prawym dolnym rogu tabeli pojawi się przycisk „nowy dział”. Formularz, który należy wypełnić dodając dział nie różni się praktycznie od formularza z jakim mamy do czynienia dodając firmę:
 


Kontakty i Użytkownicy.
Uczestnikiem nazywamy osobę, która może zalogować się do programu dotProject, posiada „kartę adresową”, możemy przydzielić ją do projektów i zadań oraz zarządzać jej nakładami pracy.  Kontakt to osoba która ma założoną „kartę adresową” ale nie może być przydzielona do żadnego projektu ani zadania.

Widok modułu Kontakty:


 
Po prawej stronie mamy filtr pozwalający na wyszukanie kontaktu (np. korzystając z pierwszych liter imienia i nazwiska). Możemy dodać nowy kontakt lub importować „kartę adresową”. Poniżej wyświetlone są wszystkie kontakty jakie widnieją w naszej bazie danych.
Po kliknięciu na przycisk „nowy kontakt” otworzy nam się okno formularza, w którym podajemy dane adresowe, numery telefonów itd. Wszystkie pola mówią same za siebie, więc nie będę się nad nimi rozwodził.

Moduł Użytkownicy dostępny jest tylko z poziomu Administratora i pozwala na zarządzanie użytkownikami, przydzielanie im uprawnień itp.
   
Moduł Projekty.
Moduł ten składa się z nagłówka, w którym zawarte są dane takie jak firma do której przydzielony jest ten projekt, nazwa projektu, data rozpoczęcia projektu, docelowa data zakończenia, aktualna data zakończenia (wyliczana dynamicznie na podstawie realizowanych zadań jeżeli obliczona data jest późniejsza niż docelowa data zakończenia, to czcionka zostanie pogrubiona i podświetlona na czerwono), docelowy budżet (pełni tylko funkcję informacyjną, nie jest brany pod uwagę w żadnych wyliczeniach), właściciel projektu (w domyśle osoba tworząca dany rekord w bazie danych i odpowiedzialna za jego terminowe wykonanie), URL (adres strony internetowej powiązanej z projektem, o ile taka istnieje), opis projektu, status projektu (nie zdefiniowany, proponowany, planowany, w toku, wstrzymany, skończony, szablon, zarchiwizowany), priorytet (normalny, wysoki, niski), typ (nieznany, kierowniczy, operacyjny), postęp, ilość godzin przepracowanych i planowanych, działy i kontakty.

Poniżej nagłówka znajduje się tabela z zakładkami: Zadania, Zadania nieaktywne, Forum (o nim później), Wykres Gantta, Logi zadania (ważne wpisy dotyczące przebiegu realizacji zadań), Events (wydarzenia kalendarzowe związane z projektem takie jak spotkania, zebrania itp.), Pliki (np. pisma, uzgodnienia, skany), Historia (notatki chronologicznie ukazujące przebieg wykonania projektu), links (linki).
Wygląda to mniej więcej tak:
 


Tworzymy nowy projekt:
 


Po kliknięciu na przycisk „nowy projekt” ukaże nam się powyższe okno. Większość z pól formularza omówiłem przy nagłówku projektu. Dodam, że daty rozpoczęcia i zakończenia ustalamy klikając na szarą ikonę kalendarza obok każdej z nich, możemy przypisać kolor do projektu, tak żeby odróżniał się od innych (albo wpisując identyfikator w kodzie szesnastkowym, albo klikając ikonkę koloru i wybierając kolor z dostępnych). Możemy wybrać kontakty, przypisane do projektu oraz dział firmy za niego odpowiedzialny (np. biuro projektów).
Ważną i pomocną opcją jest Import zadań z innego projektu. Możemy przenieść je bez przydzielonych do zadań użytkowników i dat rozpoczęcia i zakończenia. Taka forma importu jest moim zdaniem najlepsza bo samodzielnie definiujemy przydziały i terminy co pozwala uniknąć błędów wynikających z niedopatrzenia.

Organizacja zadań.
Dostępna jest z poziomu widoku szczegółów projektu i umożliwia zarządzanie zadaniami w Obrębie danego projektu. Wybieramy opcje „organize tasks” znajdującą się ponad tabelą ze szczegółami projektu. Ukaże nam się tabela z zadaniami:


 
Oprócz edycji zadań (ikona ołówka) mamy tu dostęp do przydatnej funkcji pozwalającej wybrać kilka zadań (pola wyboru w ostatniej kolumnie) a następnie dokonać ich aktualizacji przyznając im odpowiedni priorytet, skopiować lub przenieść do innego projektu, skasować lub zaznaczyć jako skończone. Służy do tego pasek rozwijanych opcji pod tabelą z zadaniami. Opcje będą zastosowane po wciśnięciu przycisku „uaktualnij wybrane zadania” i zastosowane do zadań wybranych wcześniej za pośrednictwem pola w kolumnie „wybierz”. Możemy również zaznaczyć opcję „include children”, która pozwala na zastosowanie ustawień do zadań składowych wybranego zadania nadrzędnego.

Wykresy Gantta.
Są one graficznym przedstawieniem naszych projektów i zadań. Pokazują zadania jako poziome linie na osi czasu. Możemy sprecyzować zakres wykresu Gantta, na przykład wybierając datę początkową i końcową, cały projekt itp. Dodatkowo możemy włączyć opisy i przydziały zasobów. Do wykresów Gantta mamy dostęp z różnych poziomów (z poziomu szczegółów projektu, indywidualnego wykresu zadań dla danego użytkownika itd.)
Poniżej przykładowy wykres dla zalogowanego użytkownika:


 
Lub wykres dla wszystkich zadań projektu:
 


Wkrótce kolejna, przedostatnia, część podręcznika, a w niej omówienie modułu Zadań, Forum i Kontaktów. Zapraszamy!