Podręcznik dotProject cz. IV

Podręcznik obsługi dotProject

Moduł Pliki.
Dzięki temu modułowi możemy dodawać różnego rodzaju dokumenty i pliki do zadań oraz projektów. Pliki mogą być również zmagazynowane na serwerze jako elementy nie powiązane z projektami czy zadaniami. W katalogu głównym dotProject, możemy tworzyć podkatalogi których nazwy odpowiadają na przykład nazwom projektów.


 
Po prawej stronie jak zwykle umieszczony jest filtr, dodatkowo mamy przyciski „nowy plik” „nowy folder”. Moduł Pliki podzielony jest na zakładki: Wszystkie pliki, Nieznany, Dokument, Aplikacja, Folder Explorer.
Możemy wyodrębnić następujące kolumny w tabelach:
- Ikona ołówka – edycja pliku
- CheckOut/CheckIn status – pozwala zarządzać pobieraniem plików do edycji
- Powód pobrania – podczas zaznaczenia opcji CO wpisujemy w jakim celu pobraliśmy plik
- Nazwa pliku
- Opis pliku
- Wersje – zawiera całkowity numer rewizji lub wersji pliku
- Kategoria – dokument, aplikacja, nieznana itd.
- Folder – umiejscowienie pliku w Folder Explorerze programu dotProject
- Nazwa zadania – o ile plik jest do jakiegoś przydzielony
- Właściciel – w domyśle osoba, która wrzuciła plik na serwer
- Rozmiar
- Typ
- Data – data uploadu

Zarządzanie pobieraniem plików do edycji:
Oparte jest ono na prostym systemie. Jeśli ktoś pobiera plik do edycji to musi pamiętać aby zaznaczyć opcję CO (CheckOut). Pojawi się okno:


 
W okienku „CO powód” podajemy powód pobrania pliku, np. „pobrano do sprawdzenia”. Możemy zaznaczyć też opcjonalnie powiadamianie emailem właściciela i osób przypisanych do zadania. Po kliknięciu na przycisk „wyślij” plik zostanie pobrany na nasz komputer, a w kolumnie „powód pobrania” pojawi się opis „pobrano do sprawdzenia”. Jest to informacja dla innych użytkowników, że plik jest aktualnie w edycji.


Po sprawdzeniu i dokonaniu zmian znów klikamy na opcję CO/CI. Pojawi się okno:


 
Po uzupełnieniu formularza, podajemy ścieżkę dostępu do pliku i wrzucamy go na serwer przyciskiem „wyślij”. Pojawi nam się nowy plik, ale stary nie zostanie skasowany. Nowy plik będzie nosił inny numer wersji, np. 1.01. Pozwala to na cofnięcie się w razie potrzeby do wersji przed zmianami. Informacja o tym że mamy kilka wersji tego samego pliku pojawi się w kolumnie „wersje” w formie cyfry w nawiasie. Kiedy na nią klikniemy pokażą się nam wiersze tabeli odpowiadające kolejnym wersjom.


 
Zwróćcie uwagę, że zniknął wpis w polu „powód pobrania” co pozwala innemu użytkownikowi pobrać dany plik do edycji. Dzięki takiemu systemowi unikamy nakładania się prac i zmian w plikach w tym samym czasie. Zastanawiam się tylko jak rozwiążemy pracę z dużymi plikami, bo nie widzę sensu ciągłego wrzucania i ściągania map, zwłaszcza tych, które zajmują po kilkanaście czy kilkadziesiąt megabajtów – kwestia do przedyskutowania.

UWAGA!
W czasie pracy z modułem Pliki wyszła na jaw jedna z niedoskonałości programu dotProject. NIE MOŻNA używać polskich znaków w opisach, bo wtedy opisy nie ukażą się w naszych tabelach. To samo dotyczy nazw zadań itp. Pilnujmy się więc i na wszelki wypadek nigdzie nie używajmy polskich znaków, żeby  uniknąć niespodziewanych błędów.


Moduł Forum.
Pozwala on na dyskusje na tematy związane z naszymi projektami. W naszym przypadku, kiedy wszyscy pracujemy w jednym miejscu będziemy być może mało korzystać z tej możliwości, ale biorąc pod uwagę, że w niektórych projektach będą brały udział firmy zewnętrzne myślę, że warto cokolwiek o tym napisać.
Widok modułu Forum:
 


Opcje filtrowania pozwalają nam wyodrębnić następujące elementy: moje fora (stworzone przez zalogowanego użytkownika), obserwowane (fora z zaznaczoną opcją „obserwuj”), moje projekty (fora projektów których właścicielem jest zalogowany użytkownik), moja firma (fora projektów przynależących do firmy zalogowanego użytkownika), nieaktywne projekty.
Kolumny w tabeli forum: edycja (ikona notatnika), okno obserwacji (zaznaczamy tu interesujące nas fora), nazwa forum, tematy, odpowiedzi, ostatni post. W większości nazwy kolumn mówią same za siebie więc nie będę ich dokładnie opisywał.

Tworzymy forum:
 


Podajemy nazwę forum, określamy do którego projektu jest ono przypisane, kto jest właścicielem i moderatorem oraz dodajemy opis.
W widoku modułu Forum wyświetla się lista, z której możemy wybrać interesujące nas forum. Po kliknięciu na jego nazwę w widoku pojawi nam się lista tematów danego forum a po kliknięciu w temat pojawi się lista odpowiedzi. Zawsze możemy wrócić poziom wyżej używając odnośników znajdujących się po lewej stronie w górnej części danego forum („Lista forum”, „Tematy dla tego forum”).


 
Opcja „Oglądaj plik PDF” pozwala wygenerować plik PDF pokazujący całą dyskusję. Dodatkowo możemy zmienić widok, posortować wiadomości wg daty, odpowiedzieć w danym temacie lub założyć własny temat.
Warto dodać że nazwa użytkownika w kolumnie „autor” jest linkiem który pozwala wysłać maila do danego użytkownika.
Jeśli założymy forum przypisane do jakiegoś projektu to w widoku szczegółów tego projektu pojawi się zakładka „forum” umożliwiająca bezpośredni dostęp do panelu dyskusyjnego.

Moduł Kalendarz.
Domyślny widok po wybraniu tego modułu to widok danego miesiąca:


 
Dostępne są dwa filtry „firma” oraz „filtr wydarzeń”. Strzałki umieszczone nad danym miesiącem pozwalają nam „przewijać” kalendarz (zmieniać miesiące). Po kliknięciu na dany dzień pojawi się widok dnia rozpisanego na godziny (opisywałem go na samym początku), natomiast w kolumnie po lewej stronie mamy ikonę przełączającą kalendarz na widok tygodniowy. Zarówno z jednego jak i drugiego widoku możemy powrócić do widoku miesiąca klikając na odpowiedni odnośnik umieszczony nad kalendarzem po lewej stronie („Widok miesiąca:Widok tygodnia”).

Ponieważ kalendarz ma być pomocny przy zarządzaniu zdarzeniami, stworzymy nowe wydarzenie:
 


Jak widać,  w formularzu oprócz nadania nazwy, możemy określić typ wydarzenia (ogólne, umówione spotkanie, spotkanie, całodzienne wydarzenie, rocznica, przypominacz), możemy przypisać wydarzenie do projektu, określić datę rozpoczęcia i zakończenia, określić jego cykliczność, przypisać uczestników, dodać opis, określić czas trwania, oraz opcjonalnie rozesłać uczestnikom powiadomienia emailem. Informacja o wydarzeniu pojawi się w każdym z widoków kalendarza.


Po kliknięciu na jego nazwę zobaczymy szczegóły:


 
Możemy tu dokonać edycji danego wydarzenia, lub go usunąć.

Po raz kolejny przypominam o zwracaniu uwagi na filtry, gdyż może okazać się że nie wyświetlają nam się informacje o wszystkich interesujących nas wydarzeniach.

Oprócz zdarzeń w naszym kalendarzu mamy zaznaczone również terminy rozpoczęcia i zakończenia poszczególnych zadań. Po kliknięciu na nazwę zostaniemy przeniesieni do szczegółów danego zadania.

Konflikty:
Może się zdarzyć, że dodane wydarzenie (np. zebranie) koliduje z planem niektórych przydzielonych do niego uczestników. Pojawi się wtedy okno z komunikatem clashEvent, w którym będą wymienieni uczestnicy wydarzenia, których plan koliduje z tym co zaplanowaliśmy.


 
W rozwiązaniu tego konfliktu pomogą nam opcje:
- Sugerowana alternatywa: otworzy się nowe okno w którym musimy podać programowi dane, dzięki którym wyszuka dla nas najbliższy termin nie kolidujący z planem żadnego z uczestników, określamy zatem najwcześniejszą i najpóźniejszą datę, możemy skrócić czas trwania wydarzenia. Po kliknięciu przycisku „wyślij” dotProject ustali za nas nowy, najbliższy termin odpowiadający wszystkim.
- Anuluj: anuluje planowane wydarzenie
- Wysyłaj emailem żądanie: wysyła mailem informacje o konflikcie, uczestnicy mogą zasugerować inną datę spotkania lub potwierdzić brak możliwości uczestnictwa
- Zarezerwuj termin mimo konfliktu: tworzy wpis o wydarzeniu w kalendarzach wszystkich uczestników.

Moduł Linki.
Jak sama nazwa wskazuje moduł ten może posłużyć nam jako baza informacji o interesujących nas miejscach w Internecie. Każdy link możemy (lecz nie musimy) przypisać do jakiegoś konkretnego projektu lub zadania.
W widoku głównym tego modułu  mamy zakładki: All links (wszystkie linki), unknown (nieznane), dokument (dokumenty), application(aplikacje).
Tabela podzielona jest na kolumny odpowiadające za nazwę linka, jego opis, kategorię do której należy, zadanie do którego się odnosi, osobę która go udostępniła i datę dodania odnośnika do bazy.
Tworząc nowy link wypełniamy poniższy formularz:


 
Podajemy nazwę, kategorię, przydzielamy projekt i zadanie (lub nie przydzielamy), opis odnośnika i oczywiście URL czyli lokalizację, np. http://www.linetel.pl .

Moduł Zasoby.
Mamy tu dość ograniczone pole do popisu. Zasoby podzielone są na kategorie: sprzęt, narzędzie, miejsce spotkania. Dodając nowy zasób mamy do wypełnienia takie okno:


 
ID zasobu to nic innego jak unikatowa nazwa odróżniająca go od innych, np. Samochód 1, Ploter HP itp. Nazwa zasobu – tu wpisujemy jego pełną nazwę widoczną w większości list z których wybieramy zasoby. Wybieramy typ i przydzielamy maksymalne obciążenie procentowe. Przykładowo jeżeli do jakiegoś zadania przydzielimy Samochód służbowy a zadanie zajmie nam jeden dzień  to zasób Samochód 1 przydzielamy w 100%. Jeśli natomiast wyjazd służbowy jest krótki, np. 2 godz. to możemy przydzielić 25% obciążenia na ten zasób (o ile pracujemy w trybie 8-godzinnym) więc danego dnia zasób Samochód 1 może być jeszcze przypisany do innego zadania (maksymalnie 75%).

Moduł Problemy.
Jest to moduł umożliwiający wszystkim wspólną pracę nad rozwiązywaniem problemów, które wynikły na etapie prowadzenia projektu. (może on zastąpić w tym względzie forum).


 
Jak widać tabela zawiera kolumny: widok, autor, temat, data, odpowiedź, status, priorytet i właściciel. Pod listą problemów mamy do wyboru opcje sortowania (moje, otwarty, przetwarzane, zamknięty, usunięte, wszystkie problemy) a po prawej stronie report as PDF (tworzy z dyskusji plik PDF), szukaj (wyszukiwanie problemu), do góry (jeżeli mamy dużo wpisów przenosi nas na szczyt tabeli).

Dodając problem wypełniamy taki formularz:


 
Myślę, że nie trzeba omawiać sposobu jego wypełnienia.
Żeby zobaczyć o co chodzi w danym problemie, w widoku zawierającym ich listę klikamy na ikonę ołówka w kolumnie „widok”. Otworzy się okno ze szczegółowym opisem problemu. Na dole okna mamy opcję odpowiedzi zgłaszającemu problem poprzez emaila lub w formie wewnętrznego, podrzędnego komentarza.


 
Do każdej odpowiedzi znów możemy dodać wewnętrzny komentarz, odpowiedzieć mailem lub wyjść do nadrzędnego komentarza.

Dziękujemy za lekturę!